งานเยอะ ..ทำไม่ทัน ทำไงดี

งานเยอะ
รู้สึกวุ่นทั้งวันตั้งแต่เช้าถึงเย็น
เเชร์ (Share)

งานเยอะ ..ทำไม่ทัน ทำไงดี

งานเยอะ รู้สึกวุ่นทั้งวันตั้งแต่เช้าถึงเย็น บางทีก็ต้องหอบงานกลับมาทำที่บ้าน ถ้าไม่เอากลับมาก็ว้าวุ่น ..ยังคงคิดถึงงานอยู่ทั้งที่ตัวอยู่ที่บ้านแล้วแต่ใจยังอยู่ที่ทำงาน จะอะไรกันนักกันหนาทำงานไม่เคยเสร็จ อ้าวเน็ตล่มอีก..! จะมาล่มอะไรตอนนี้ ยิ่งทำไม่ทันอยู่ ..ปัดโธ่..  

แต่เอ๊ะ ..ทำไมเพื่อนข้างๆ เราก็งานก็คล้ายๆ กับเราแต่ดูเหมือนเขาสบายตัวจัง มันต้องมีอะไรที่แตกต่างสิ..

มาดูวิธีทำงานที่มีประสิทธิภาพ ด้วยการปรับเปลี่ยน แต่ละอย่างเกี่ยวกับตัวเราเเค่เพียงเล็กน้อย แต่กลับให้ผลที่คุ้มค่ามากมายถึง 10 เท่ากันเลยครับ

ปากเป็นเอก ลีลาเป็นโท

เตรียมการพูดให้ดี ให้การพูดลื่นไหลน่าฟัง และน่าติดตาม โดยเฉพาะกับบุคคลสำคัญ เช่นเจ้านายและลูกค้า ให้อธิบายจากภาพใหญ่ไปหาภาพเล็ก เลือกคำเกริ่นนำ และคำเชื่อมเช่น ”เพราะว่า”  “จึงทำให้”  “ดังนั้น” ไว้ล่วงหน้า

การกล่าวเป็นนัยตั้งแต่แรกว่าเรามีความมั่นใจ จะได้รับการตอบสนองในทางบวกจากผู้ฟัง ในทางจิตวิทยาเรียกว่าการชี้นำความคิด ให้ตอบให้ตรงคำถามก่อนให้เหตุผลเพิ่มเติม

การใช้ภาษากายที่เหมาะสม ก็สามารถทำให้คนที่เราคุยด้วยมีส่วนร่วม และเห็นว่าเราจริงจังกับสิ่งที่พูดมากขึ้นตามไปด้วย

คำพูดที่ได้ผล

ถ้าหัวหน้ายุ่งอยู่ แล้วมีเรื่องด่วนที่จำเป็นต้องรีบคุยให้เสร็จ …ให้ใช้คำว่าขอเวลาหนึ่งหรือสามนาที

ในการพูดคุย ควรใช้ศัพท์หรือคำที่ตรงกัน เพราะในบางครั้ง แต่ละบริษัทก็มีคำเรียกสิ่งเดียวกันที่ไม่เหมือนกัน ให้ใช้ ‘คำ’ ที่ทุกคนในบริษัทใช้กันอยู่เป็นปกติ การใช้คำให้ตรงกันเป็นหัวใจของการคุยงาน และทำให้อีกฝ่ายรู้สึกเกิดอารมณ์ร่วม

ถ้าคนที่เราคุยด้วยไม่ได้รู้เรื่องราวหรือ background มาก่อน เราต้องอธิบายความเป็นมา และภาพรวมก่อนทุกครั้ง เพื่อให้เขาเห็นภาพและสามารถปะติดปะต่อเรื่องราวสำคัญที่เราจะพูดต่อไปได้

การใช้พูดคำว่า “อันดับแรก” จากนั้นพูดคำว่า “อันดับต่อไป” ดีกว่าพูดคำว่า ก่อนอื่นจะ…

วิธีการติดต่อ

เพื่อให้คนที่เราพูดคุยด้วยมีความเข้าใจ มีส่วนร่วม และให้ความร่วมมือ ให้เรียงลำดับความสำคัญของแต่ละวิธีการสื่อสาร ตามลำดับนี้

  1. การพบกันแบบ Face-to-Face
  2. การใช้โทรศัพท์
  3. การส่งอีเมล์

(เช่นในเรื่องที่มีความสำคัญมาก ให้ใช้การพบกันแบบ face-to-face ซึ่งจะทำให้.. งานจำนวณมาก ..กลายเป็นงานที่น้อยลง ส่วนการติดตามงานอาจจะใช้โทรศัพท์ และการยืนยันสรุปสิ่งที่ได้คุยไปแล้วอาจจะใช้อีเมล)

งานเยอะ ให้ คุยงานเเบบ face-to-face
ความรู้สึกร่วมจากการคุย เเบบ face-to-face

การประชุม

ทุกการประชุมต้องมีวัตถุประสงค์ที่ชี้ชัดแน่นอนว่าต้องการผลลัพธ์อะไร ถ้าไม่มีจุดมุ่งหมายของการประชุมร่วมกัน ก็ไม่ควรจัดการประชุม ในแต่ละการประชุม ระบุให้ชัดว่า วันนั้นเป็นการประชุมแบบระดมสมอง (ช่วยกันคิดไอเดีย) หรือเป็นการประเมิน (นำไอเดียที่ได้มาช่วยกันวิเคราะห์) ให้วางแผนการประชุมล่วงหน้า และจัดหัวข้อการประชุมตามลำดับความสำคัญและตามความเร่งด่วน

ถ้ามีผู้ประชุมจำนวนมาก ควรต้องพูดสรุปก่อนแล้วค่อยกล่าวเสริม วิธีนี้เรียกว่า แอนตี้ไคลแม็กซ์ ใช้ได้ผลดีในกรณีมีเวลาไม่มาก หรืออีกฝ่ายไม่ค่อยให้ความสนใจ ถ้าต้องชี้แจงประเด็นที่เห็นไม่ตรงกัน ควรใช้กระดานไวท์บอร์ดสรุปประเด็นเพื่อหลีกเลี่ยงสงครามน้ำลาย ไม่เช่นนั้น นอกจาก.. งานเยอะ ..อยู่แล้วจะกลายเป็น ‘งานเข้า’ ด้วย

หลังการประชุม ให้กำหนดผู้รับผิดชอบงานว่าให้เขาทำอะไร ทำถึงเมื่อไร และสุดท้ายควรที่จะส่งรายงานการประชุมภายในวันเดียวกันกับวันประชุม

เคล็ดลับการใช้อีเมล

ตั้งหัวเรื่องที่ทำให้ผู้อ่านสามารถรู้เนื้อหาได้ เราอาจที่จะเขียนข้อสรุปไว้ตอนต้นให้ผู้อ่านสามารถตัดสินระดับความสำคัญของอีเมล และสิ่งที่ควรทำได้ทันที อีกทั้งยังเข้าใจเนื้อความได้ง่ายขึ้นอีกด้วย พยายามทำให้ข้อความกระชับและสั้น จะดีมากถ้าผู้อ่านอีเมลไม่ต้องเลื่อนเมาส์

การทำไฟล์ Presentation

ใช้ Font ตัวอักษรเดียวกัน จัดองค์ประกอบภาพให้สมดุล คำนึงถึงการกวาดสายตาของผู้อ่าน ปกติจะเป็นซ้ายไปขวา บนลงล่าง ทำสไลด์ให้น่าสนใจและน่าติดตาม เช่น การใช้ตาราง กราฟ แผนผัง รูปภาพ สี และ Animation ตรงนี้จะทำให้ข้อมูลที่มีมากมายซึ่งดูแล้วเหมือนจะ.. ซับซ้อนเข้าใจยาก กลายเป็นสิ่งที่เข้าใจได้ง่าย และรวดเร็วมากขึ้น

การทำงานกับทีม

รู้จักสิ่งที่คนอื่นให้ความสำคัญ ใช้การเรียบเรียงข้อมูลก่อนไหว้วาน บอกความเป็นมา จุดมุ่งหมาย กำหนดเวลา หรือความสำคัญของงานนั้นด้วยคำพูดที่เข้าใจง่าย กล้าที่จะมอบหมายงานให้คนที่รับผิดชอบในเรื่องนั้นๆ

การสอนงานคนอื่นก็ถือเป็นการพัฒนาตัวเองเช่นกัน เพราะจะช่วยให้เราเข้าใจขั้นตอนการทำงานได้ดีขึ้น บางครั้งอาจทำให้มองเห็นส่วนที่ยังบกพร่อง และลงมือแก้ไขได้ทัน

งานเยอะ เพราะบ่นกันเยอะหรือเปล่า? ให้แยกคำบ่นออกจากความคิดเห็น หลังจากฟังคำบ่นแล้ว ต้องปรึกษากันว่าควรทำอย่างไรต่อไป เพื่อเปลี่ยนคำบ่นให้เป็นความคิดเห็น และรู้จักเอ่ยคำชมหรือขอบคุณ พร้อมบอกเหตุผลอย่างเป็นรูปธรรมให้มากที่สุด

วิธีบรรลุเป้าหมาย

พยายามรู้เท่าทันความคิดของตัวเอง ทุกคนล้วนมีนิสัยแย่ๆ ทางความคิดและความรู้สึก ให้พิจารณานิสัยตัวเองแล้วปรับเปลี่ยนมันเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย หัดทำเรื่องง่ายๆ ให้ติดเป็นนิสัย เริ่มจากสิ่งที่ง่ายก่อน การทำอย่างต่อเนื่องคือพลัง แต่อย่าทำเรื่องที่ต้องใช้พลังอย่างต่อเนื่อง

เมื่อพบปัญหาใหญ่ขึ้นและไม่สามารถแก้ไขได้ด้วยตัวเอง ให้ปรึกษาผู้ที่มีความรู้ความสามารถมากกว่า หรือหนังสือและคู่มือที่ใช่ ให้ระลึกอยู่เสมอว่า สุขภาพคือเงื่อนไขเบื้องต้นของการทำงานที่มีประสิทธิภาพ คนที่ใส่ใจสุขภาพจะมีความรับผิดชอบในงานของตัวเอง และบรรลุเป้าหมายได้ง่ายขึ้น ..จำไว้ว่า ไม่ว่าจะงานเยอะแค่ไหนก็ต้องรู้จักพักผ่อนให้เพียงพอ

และสุดท้าย ถ้าทำอย่างเต็มที่และสุดความสามารถแล้ว ก็เพียงพอแล้วได้แค่ไหนก็แค่นั้น

มีผู้คนมากมายคิดกันไปเองว่า ถ้าอยากก้าวไปให้ไกล ก็ต้องพัฒนาการทำงานด้วยเทคนิคที่แปลกใหม่ไม่เหมือนใคร แต่นั่นอาจไม่จริงเสมอไป เพราะในความเป็นจริงแล้ว มีหลายสิ่งหลายอย่างที่เป็นของใกล้ตัว และเรียบง่ายแต่มักถูกมองข้ามไป

รู้ไหมครับว่า…   แค่การพยักหน้าเป็นช่วงๆ เราก็สามารถทำให้คนคล้อยตามสิ่งที่เรากำลังนำเสนอ แค่เลิกลงท้ายด้วย ป.ล อีเมล์ของเราก็จะได้รับการตอบกลับมากขึ้น แค่บอกเหตุผลประกอบทุกครั้งที่คุณขอบคุณใคร เขาคนนั้นก็จะยินดีทำงานให้คุณมากขึ้นเป็นเท่าตัว

มีหลายคนที่ลองนำวิธีการง่ายๆ ดังกล่าวข้างต้นไปใช้และได้ผลดีมาก ไม่ใช่เพียงแต่เฉพาะคนทำงานเท่านั้น แต่รวมไปถึงนักเรียนเเละนักศึกษาที่นำหลักการดังกล่าวไปใช้ในการเรียนและการทำงานกลุ่มร่วมกัน ซึ่งก็ได้ผลดีมากเช่นกัน นอกจากนั้นยังเหลือเวลาที่จะสังสรรค์ และพูดคุยกับคนที่เราต้องทำงานด้วย ทำให้ความสัมพันธ์ในที่ทำงานดีขึ้นตามไปด้วยเช่นกัน

น่าลองนะครับ ..จะได้ทั้งสบายตัวและสบายใจขึ้น ทั้งในชีวิตการทำงานเเละการทำกิจกรรมร่วมกับผู้อื่น

.

เนื้อหาเพิ่มเติมและหนังสือที่เกี่ยวข้อง

.

ร้านหนังสือ [BOOKSHOPS]

.

กดปุ่มเพื่อติดตาม

(Click to follow)


เเชร์ (Share)

<Reference list is on ABOUT US page>