ปัญหา มีไว้ให้แก้..ไม่ใช่ให้กลุ้ม

ปัญหา
แก้ปัญหาแบบองค์รวม
เเชร์ (Share)

ปัญหา มีไว้ให้แก้..ไม่ใช่ให้กลุ้ม

น่าจะเคยเล่นรูบิคกัน ใช่ไหมครับ สี่เหลี่ยมลูกบาศก์ที่แต่ละหน้าจะมี 1 สีที่แตกต่างจากด้านที่เหลือ เราจะชนะเมื่อสามารถเปลี่ยนให้แต่ละหน้าเป็นสีเดียวกันได้ทั้ง 6 หน้า ความยากของมันคือ ทุกครั้งที่เราบิดด้านหนึ่ง อีก 5 ด้านจะก็จะเปลี่ยน หรือมีผลกระทบตามไปด้วย มันเป็นเกมส์ที่สอนให้เราแก้ปัญหาแบบองค์รวม

การมองและแก้ปัญหาเพียงด้านใดด้านหนึ่ง จะส่งผลกระทบต่อด้านอื่นอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ และนี่เป็นลักษณะของปัญหาที่พบได้ทั่วไปในทุกองค์กร

ลองมาดูกระบวนการและเทคนิคที่ถูกต้อง ในการแก้ปัญหายากๆ ให้ง่าย ซื่งมีด้วยกัน 5 ขั้นตอน โดยการใช้นิ้วมือทั้ง 5 คือ โป้ง ชี้ กลาง นาง ก้อย ในการจดจำ

นิ้วโป้ง – WHAT:  ปัญหา คืออะไร

นิ้วชี้ – WHERE:  ปัญหา อยู่ที่ไหน

นิ้วกลาง – HOW MUCH / WHEN: ตั้งเป้าในการแก้ปัญหา

นิ้วนาง – WHY:  ทำไมปัญหาจึงเกิด (สาเหตุ)

นิ้วก้อย – HOW : จะแก้ปัญหานี้อย่างไร

.

STEP I:  นิ้วโป้ง (What) – ปัญหา คืออะไร

“โป้งแล้ว เราโกรธเธอ”  ในสมัยเด็กๆ มันคือการบอกว่า เราเคืองเขาคนนั้น (เขาคือปัญหาของเรา) ต่อมาให้ใช้ GAP Analysis ครับ (หรือบางทีก็เรียกว่า “As is” Vs. “To be”)

เช่น ปัญหา ..คืออ้วนแล้วอยากผอม อาจจะระบุปัญหาได้ดังนี้

อยากมีน้ำหนัก 50 Kg. แต่ตอนนี้หนัก 55 Kg.

ปัญหาคือ 55-50 = 5 กิโลกรัม (Gap)

ประเด็นสำคัญคือต้องทำยังไงก็ได้ให้ ‘สิ่งที่อยากได้’ กับ ‘สิ่งที่เป็นอยู่’ เป็นตัวเลขให้ได้

.

STEP II:  นิ้วชี้ (Where) – ปัญหา อยู่ที่ไหน

ปกติเราใช้นิ้วชี้ ทำอะไรกันบ่อยที่สุดครับ ส่วนใหญ่น่าจะตอบว่า “ก็ใช้ชี้ไง”

ครับ ใช่แล้ว นิ้วชี้จึงเหมาะกับคำถามประเภท ‘ที่ไหน’ ที่สุด

เวลาต้องการระบุว่าปัญหาอยู่ที่ไหน ให้ใช้ Tree Diagram ส่วนวิธีการคือ ให้นึกถึงการวินิจฉัยโรคของคุณหมอเลยครับ ปกติเวลาเราไปหาคุณหมอ คุณหมอก็จะถามเจาะไปเรื่อยๆ จนกว่าจะเจอจุดที่เป็นปัญหามากที่สุด

ในการแก้ปัญหาที่มีความซับซ้อนนั้น เราจะพบว่าปัญหาส่วนใหญ่มักจะประกอบไปด้วยปัญหาย่อยๆ จำนวนมาก

และแต่ละตัว หรือแต่ละอาการ ก็มีวิธีแก้ปัญหาไม่เหมือนกัน ให้โฟกัสหาปัญหาย่อยที่มีอิทธิพลกับขนาดของปัญหามากที่สุดแล้วจัดการมันก่อน โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ถ้ามีทรัพยากรจำกัด (คน เงิน เวลา ความสามารถ)  ก็จำเป็นต้องใช้ทรัพยากรทำสิ่งที่ได้ผลลัพธ์มากที่สุด

ปัญหา มีไว้ให้แก้ หยุดกลุ้ม เเล้วมาเเก้ปํญหา
หยุดกลุ้ม เเล้วมาเเก้ปํญหากัน

STEP III: นิ้วกลาง (How much / When) – ตั้งเป้าในการแก้ปัญหา

นิ้วกลางเป็นนิ้วที่มีความยาวมากที่สุด จึงเป็นนิ้วที่ใช้กับคำถามเกี่ยวกับตัวเลขเช่น ขนาด ความยาว เมื่อไหร่ (วัน/เวลา)

What ทำให้เรารู้ว่าปัญหาคืออะไร Where ทำให้เรารู้ว่าปัญหาย่อยที่ควรแก้ก่อนอยู่ที่ไหน How Much / When ก็คือการตั้งเป้าว่าจะแก้ปัญหาย่อยที่ว่าให้ได้มากเท่าไหร่ และหายไปเมื่อไหร่

ให้ทำแบบง่ายๆ ดังนี้เลยครับ; อะไร..? เท่าไหร่..? เมื่อไหร่..? ตัวอย่างเช่น

การลดน้ำหนัก

  • อะไร : ลดน้ำหนัก
  • เท่าไหร่ : 5 กิโลกรัม
  • เมื่อไหร่ : ภายใน 2 เดือน

การวิ่งระยะไกล

  • อะไร : ฝึกวิ่ง
  • เท่าไหร่ : 42.5 กิโลเมตร
  • เมื่อไหร่ : ภายใน 12 เดือน

ให้สังเกตุว่า ‘อะไร’ บอกสิ่งที่ทำว่าถูกต้องไหม ‘เท่าไหร่’ กับ ‘เมื่อไหร่’ เป็นตัวกำหนดความท้าทายของเป้าหมายนั้น

.

STEP IV: นิ้วนาง (Why) – ทำไมปัญหาจึงเกิด (สาเหตุ)

นิ้วนางเป็นนิ้วที่เราใช้ใส่แหวนหมั้น และแหวนแต่งงาน เป็นนิ้วแห่งเหตุผล คำถามที่เหมาะที่สุดคือ ทำไม.?

วิธีการที่บริษัทญี่ปุ่นส่วนใหญ่ใช้คือ “5 x Why” questioning พยายามถามทำไม ซ้ำๆ หลายๆ ครั้งจนเจอกับสาเหตุที่แท้จริง เพราะถ้าเจาะลึกถึง 5 ครั้งแล้ว เราควรที่จะเจอสาเหตุที่แท้จริง และจะสามารถแก้ปัญหาให้หายขาดได้

ยกตัวอย่างเช่น ปัญหาคือ การกลับดึกบ่อย จนมีปัญหาครอบครัว และสุขภาพ

ถ้าถามทำไมได้ถึง 5 ครั้ง เราควรจะรู้สาเหตุที่แท้จริงของปัญหาได้

ทำไมกลับบ้านดึกบ่อย? – Why 1

เพราะงานไม่เสร็จตามกำหนด

ทำไมงานไม่เสร็จตามกำหนด – Why 2

มีงานฉุกเฉิน บ่อยมาก

ทำไมถึงมีงานฉุกเฉิน – Why 3

ส่งของให้ลูกค้าผิดสเปก อยู่บ่อยๆ

ทำไมถึงส่งของผิดสเปก – Why 4

ผู้ตรวจสอบสินค้าทำงานผิดพลาด อยู่บ่อยๆ

ทำไม ทำงานผิดพลาด อยู่บ่อยๆ – Why 5

ขาดการอบรม และฝึกทักษะที่เหมาะสม และเพียงพอ

ถ้ามีการอบรม และฝึกทักษะที่เหมาะสม และเพียงพอ ผู้ตรวจสอบสินค้าก็จะทำงานผิดพลาดน้อยลงมาก หรือบางวันก็ไม่ผิดพลาดเลย กรณีส่งสินค้าผิดสเปกก็จะไม่เกิดหรือเกิดน้อย จึงไม่ค่อยมีงานฉุกเฉิน และสามารถทำงานเสร็จตามกำหนด

“5 x Why” questioning ถือว่าเป็นวิธีการที่มีประสิทธิภาพมาก แต่ก็ต้องอาศัยความชำนาญในการมองปัญหามากเช่นกัน

ถ้าได้ใช้บ่อยๆ ก็จะเกิดความคล่องตัว ได้ผลดี และรวดเร็วยิ่งขึ้นในการแก้ปัญหา

.

STEP V: นิ้วก้อย (How) – จะแก้ปัญหานี้อย่างไร

เด็กๆ จะใช้นิ้วก้อยในการขอคืนดีกับเพื่อน ..เปรียบเทียบว่ามันคือ วิธีแก้ปัญหา หรือถามว่าจะแก้ปัญหาอย่างไรนั่นเอง

วิธีการง่ายๆ คือให้คิดไอเดียในการแก้ปัญหาออกมาให้ได้หลายๆ ไอเดีย แล้วประเมินด้วยเกณฑ์ (criteria) ที่เราจะใช้ตัดสินใจ

ยกตัวอย่างเช่น

ต้องการซื้อโทรศัพท์มือถือเครื่องใหม่

ลองเลือก โทรศัพท์มือถือมาสัก 3 รุ่น

พิจารณาด้วยเกณฑ์ (criteria) คือ  ราคา กล้อง และสเปค ด้วยคะแนนเต็ม 10 ทั้ง 3 หัวข้อนี้ คะแนนสูงคือทำได้ดีในหัวข้อนั้น คะแนนต่ำคือ ทำได้ไม่ดี และทางเลือกใดได้คะแนนรวมสูงที่สุด เราก็จะไปที่ทางเลือกหรือมือถือรุ่นนั้น

ในส่วนสุดท้าย ก็ต้องกำหนดและสรุปว่า ใครจะทำ และทำเมื่อไหร่…จากนั้นก็ลงมือกันได้เลยครับ

ปัญหา มีไว้ให้แก้..ไม่ใช่ให้กลุ้ม เราน่าจะต่อสู้กับปัญหาอย่างมีความสุข ให้นึกว่าเหมือนเป็นการเล่นเกมส์ตอนเด็กๆ ที่เรารู้สึกสนุกไปกับมันตั้งแต่การเริ่มเล่นจนถึงตอนที่เราชนะ

วิธีหลุดพ้นจากปัญหาที่ดีที่สุดคือ การแก้ไข และแก้ไข..ด้วยเทคนิคและวิธีการที่ได้ผล เพราะมันจะทำให้เรามีความมั่นใจ ยิ่งทำ ยิ่งสนุก และ ยิ่งมั่นใจขึ้นเรื่อยๆ ครับ

.

เนื้อหาเพิ่มเติมและหนังสือที่เกี่ยวข้อง

.

ร้านหนังสือ [BOOKSHOPS]

.

กดปุ่มเพื่อติดตาม

(Click to follow)


เเชร์ (Share)

<Reference list is on ABOUT US page>